CIRCULAR 013-2019 DAC

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CIRCULAR NÚMERO

013-2019 DAC

 

DE:  DIRECTOR DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN – DAC

PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, JEFES DE OFICINA ASESORA, PROFESIONALES Y DEMAS FUNCIONARIOS QUE TENGAN CALIDAD DE SUPERVISORES

 

ASUNTO:     REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS

 

FECHA:          15 DE JULIO DE 2019

 

En ejercicio de la competencia y funciones asignadas mediante los Decretos departamentales 1077 del 21 de septiembre de 2012 y 448 del 5 de octubre de 2016, principalmente la de impartir directrices en materia de contratación y dando alcance a las buenas prácticas durante el proceso de contratación contenidas en el Manual de Contratación del departamento de Nariño y de conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, que establece la obligación de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de la supervisión e interventoría, según corresponda, el suscrito Director del Departamento Administrativo de Contratación emite el siguiente requerimiento dirigido a secretarios de despacho, subsecretarios, directores de dependencia, jefes de oficina asesora, profesionales y demás funcionarios que tengan calidad de supervisores de contratos suscritos por el departamento de Nariño, para que en ejercicio de sus funciones entreguen al Departamento Administrativo de Contratación la siguiente información, en las condiciones y plazos que se indican a continuación:

 

  1. Proyectos de actas de liquidación ya revisados

 

Remitir para su revisión final los proyectos de actas de liquidación revisadas y devueltas por el equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación. A la fecha existen aproximadamente 755 que fueron revisadas y no han reingresado.

 

  1. Proyectos de actas de liquidación para revisión inicial

 

Remitir al equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación, para su revisión y publicación (según corresponda) los proyectos de actas de liquidación de los contratos y convenios suscritos en las vigencias 2016, 2017, 2018 u otras cuyo plazo de ejecución haya vencido y que se encuentren en termino para liquidar o sobre los cuales no se haya perdido competencia.

 

  1. Certificaciones finales de cumplimiento

Remitir al equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación, las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios suscritos en las vigencias 2016, 2017 y 2018 cuyo plazo de ejecución haya vencido, para su correspondiente publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal (SECOP) y archivo en el expediente contractual.

 

Para la organización y control de los puntos 1, 2 y 3 de la presente circular se adjuntan los siguientes anexos contentivos de la relación total de contratos de las vigencias 2015 a 2018 clasificados por Dependencia:

Anexo 1: Relación de contratos por dependencia vigencia 2015.

Anexo 2: Relación de contratos por dependencia vigencia 2016.

Anexo 3: Relación de contratos por dependencia vigencia 2017.

Anexo 4: Relación de contratos por dependencia vigencia 2018.

 

Para efectos del reporte de la información de los numerales 1, 2 y 3 se establecen las siguientes fechas:

Contratos y convenios de la vigencia 2016 o anteriores hasta el 31 de julio de 2019

Contratos y convenios de la vigencia 2017 hasta el 30 de agosto de 2019

Contratos y convenios de la vigencia 2018 hasta el 30 de septiembre de 2019

 

A los correos institucionales de los secretarios y directores de cada secretaría o dependencia se remitirá la base de datos que cuenta el Departamento Administrativo de Contratación, con la información de los contratos suscritos para las vigencias 2016, 2017 y 2018, como documento base de ayuda para la remisión de la información solicitada

 

  1. Informes y soportes de ejecución de contratos

 

Es obligación permanente de los supervisores, entregar con destino al archivo del expediente que reposa en el DAC los informes de supervisión junto con los soportes respectivos, por tal razón se solicita que se mantengan actualizados los archivos físicos de cada expediente contractual o que tales documentos se adjunten a las actas de liquidación y los certificados finales de cumplimiento para efectos de que el equipo de apoyo al proceso de liquidación, pueda revisar que cuente con los soportes respectivos.

 

  1. Plazos para la liquidación de los Contratos y Convenios

 

A título informativo se pone de presente que el plazo para liquidar un convenio o contrato, es el indicado en la correspondiente clausula y a falta de estipulación expresa se cuenta con 4 meses para la liquidación bilateral y 2 meses adicionales para la liquidación unilateral. No obstante, y a costa de las posibles consecuencias disciplinarias que ello pueda acarrear, la Entidad cuenta con competencia para liquidar durante 2 años más.

 

  1. Seguimiento y control a la presente circular

 

Cada Secretaria deberá designar un funcionario o contratista que coordine la consolidación y entrega de la información solicita y que además servirá de enlace directo entre la dependencia y el Departamento Administrativo de Contratación. Para ello cada Secretario o Jefe de dependencia deberá informar hasta el día 18 de julio al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. y  Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Usted necesita tener Javascript activado para poder verla. , el nombre y datos de contacto de la persona designada.

 

Para rendir la información solicitada, se requiere que los funcionarios y colaboradores que brindan apoyo jurídico en las dependencias colaboren en la revisión de la información, previa entrega al DAC

 

Cada fin de mes se realizará seguimiento y control al avance de las actividades relacionadas con la liquidación de los contratos y convenios.

 

Cordialmente,

 

JOSE ALEXANDER ROMERO TABLA

Director Departamento administrativo de contratación

files/2019/DAC/Anexo_1_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2015.xlsx

files/2019/DAC/Anexo_2_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2016.xlsx

files/2019/DAC/Anexo_4_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2018.xlsx

Proyectó: Diana C. Abogada contratista DAC