Creado: 16 Julio 2020

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CIRCULAR No.  036 de 2020.

DE:  Departamento Administrativo de Contratación

PARA:  Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores de Dependencia, funcionarios y Contratistas de la Gobernación de Nariño y púbico en general.

ASUNTO: Trámite para radicación de contratos, legalización, liquidación, expedición de certificaciones y demás documentación relacionados con la contratación.

FECHA:   15 de julio de 2020

En atención a los lineamientos establecidos en el Decreto 990 del 9 de julio de 2020 por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del COVID-19y considerando que mediante Resolución No. 222 del 13 de julio de 2020 se concedió licencia de maternidad preparto a la Doctora KAREN LIZBETH LIMA ROSERO y por ende en atención a su ausencia, mediante Decreto No. 231 del 15 de julio de 2020 se hace la encargatura de las funciones de Directora del Departamento Administrativo de Contratación a la Doctora ANA MARIA GONZALEZ BERNAL, el DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN, se permite INFORMAR  que el canal de comunicación y recepción de tramites que se adelantan mediante el Departamento Administrativo de Contratación, se realizara UNICAMENTE a través del correo electrónico:  

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Las directrices impartidas mediante la presente circular deberánatenderse en armonía con lo dispuesto en la circular No. 020 expedida por el Departamento Administrativo de Contratación y publicada en Intranet.

SYLVIA ALEXANDRA RENGIFO MUÑOZ

Subdirectora Departamento Administrativo de Contratación

Gobernación de Nariño

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VER CIRCULAR

Creado: 15 Julio 2020

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CIRCULAR No. 35-2020

En virtud de las funciones establecidas en los numerales 1.11.1 y 1.11.2 del Manual de Contratación del Departamento de Nariño, y en atención a las consultas elevadas por algunos Secretarios y Jefes de Dependencia; el Departamento Administrativo de Contratación, se permite efectuar algunas orientaciones relacionadas con el ejercicio de la función de supervisión de los convenios y contratos suscritos por el Departamento de Nariño.

Mediante la Ley 1474 de 2011, especialmente artículo 83 y 84, se dictaron normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

El artículo 83 de la ley 1474 de 2011, estableció la obligación para las entidades estatales de vigilar permanentemente la correcta ejecución de los contratos ya sea mediante la contratación de un interventoría externa o mediante la designación de un supervisor, en lo relacionado con la supervisión la define en los siguientes términos:

“(…) La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos (…)”(subrayado y negrillas fuera de texto)

Por su parte la interventoría consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.                                                                      

También la Ley Anticorrupción se pronunció sobre las facultades y deberes de los supervisores, para lo cual el artículo 84 de la ley 1474 de 2011, señaló:

“(…) La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente (…)” (Subrayado fuera de texto)

DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR:

Ningún contrato puede ejecutarse sin un supervisor debidamente asignado, y la omisión en designar supervisor o contratar interventor cuando la ley así lo exige, constituye falta disciplinaria gravísima.

La designación del supervisor debe recaer en una persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la supervisión. Conforme al numeral 3.1.2.9 del manual de contratación vigente, en los estudios previos se debe designar el supervisor del contrato o hacer mención que se contará con interventoría, según sea el caso.

La función de supervisión se debe ejercer de manera integral desde la suscripción del acta de inicio y hasta su terminación y/o liquidación, según corresponda.  Para el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, los aspectos a tener en cuenta son los siguientes:

1. SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO:

Es el eje principal de la debida coordinación entre el contratista y la entidad, comprende todas las actividades encaminadas a impulsar la ejecución del contrato y verificar el cumplimiento del contratista de los trámites y diligencias que deba realizar, entre estas actividades se encuentran:Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

1. Establecer mecanismos agiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión a su cargo.
2. Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.
3. Verificar el cumplimiento de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
4. Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato.
5. Organizar la información y los documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndolos a disposición de los interesados.
6. Vigilar porque se cumplan los requisitos contractuales de las garantías o amparos de póliza del contrato y los requisitos en materia de obligaciones de las partes.
7. Evitar que por causas atribuibles a la entidad estatal sobrevenga mayor onerosidad, es decir, precaver que se rompa  el equilibrio financiero del contrato o convenio.
8. Programar y coordinar, con quien sea necesario reuniones periódicos para analizar el estado de ejecución y avance del contrato o convenio.
9. Verificar la presentación de informes sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos, de igual manera, presentar informes necesarios para atender los requerimientos efectuados por los organismos de control, respecto de las obligaciones a su cargo.
10. Informar al Departamento Administrativo de Contratación a través de los informes respectivos, cuando se presenten incumplimientos, documentando con evidencia las irregularidades de acuerdo a las directrices que expida el Departamento Administrativo de Contratación. (Ver Circular DAC- 014-2020)
11. Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y las de carácter ambiental que sean aplicables.
12. Resolver con oportunidad las consultas administrativas que presente el contratista y hacer las observaciones que se estimen convenientes.
13. Garantizar la publicación de los respectivos informes de supervisión en el secop II de manera oportuna
14. Remitir oportunamente las diferentes actuaciones al Departamento Administrativo de Contratación para que sean archivadas en el expediente.
15. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta dirección, desarrollo y ejecución del contrato.
16. Mantener el control sobre la vigencia y plazo de las garantías otorgadas por el contratista.
17. Las demás inherentes al contrato o convenio respectivo.
18. Verificar que los informes del contratista debidamente aprobados se encuentren publicados en el SECOP
19. Adelantar las gestiones necesarias para la obtención de firmas en la respectiva acta de liquidación por cada una de las partes del contrato.
20. Dar respuesta a quejas, reclamos, solicitudes, peticiones asignados en relación con el contrato al cual se hace seguimiento de lo cual se debe remitir copia la Departamento Administrativo de Contratación para archivo en el expediente.
21. Realizar el proceso de empalme con un nuevo supervisor, en el evento que se presente dicha situación, informando las actividades desarrolladas y pendientes.

         2.SEGUIMIENTO TÉCNICO:

Comprende las labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los términos del contrato o convenio, entre estas actividades se encuentran:

1. Verificar y aprobar la localización de los trabajos y sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato. Igualmente constatar, según el caso, la existencia de planos, diseños, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas necesarias para la ejecución del objeto pactado exigidos en los pliegos de condiciones, oferta y aquellos que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio.
2. Verificar que el contratista cuente y mantenga el personal mínimo exigido así como el equipo con las características e idoneidad exigidas de acuerdo con los pliegos de condiciones, oferta y demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio.
3. Estudiar y recomendar los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato o convenio. En caso de requerirse modificaciones, éstas deberán ser radicadas ante el Departamento Administrativo de Contratación para su aprobación, previo concepto de viabilidad del supervisor.
4. Solicitar, revisar y aprobar al inicio del contrato y/o convenio, el plan de trabajo, el cual debe incluir como mínimo el cronograma de ejecución de actividades, entrega de productos y recursos.
5. Recomendar los ajustes al plan de trabajo cuando a ello haya lugar
6. Controlar el avance del contrato o convenio con base en el cronograma previsto de acuerdo con los pliegos de condiciones, oferta y demás que correspondan a la naturaleza del contrato o convenio y, recomendar los ajustes a que haya lugar.
7. Controlar e inspeccionar de manera permanente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; al igual, que ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarios para el control de los mismos.
8. Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro de los equipos, elementos y documentos suministrados por la entidad estatal, así como, constatar su estado y cantidad.
9. Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.
10. Acompañar y dar el apoyo técnico necesario en el evento de iniciarse la audiencia sancionatoria por incumplimiento contractual.
11. Verificar la experiencia, perfil, pago de honorarios del talento humano de acuerdo con lo pactado.
12. Aprobar la vinculación inicial o cualquier cambio del equipo de trabajo requerido para la ejecución del contrato.
13. Verificar constantemente que el equipo de trabajo cumpla con las funciones que le correspondan y con el tiempo de dedicación requerido para el cumplimiento del contrato,  de conformidad con lo pactado.
14. Requerir por escrito al contratista cuando los bienes o servicios no se ejecuten de acuerdo con el cronograma, cuando el avance de las metas físicas sea inferior al programado, cuando no se realicen a tiempo las entregas de bienes y servicios, y en general cuando no se de cumplimiento a lo establecidos en el contrato, pliegos de condiciones, proyecto, propuesta o lineamentos técnicos.
15. Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

         3. SEGUIMIENTO FINANCIERO Y CONTABLE.

Consiste en el seguimiento al presupuesto del contrato o convenio en aras de que los desembolsos y pagos se lleven a cabo en los términos y por los valores acordados, en general, comprende el buen manejo e inversión de los recursos del contrato o convenio, entre estas actividades se encuentran:

1. Verificar que el manejo y correcta inversión de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo o pago anticipado, al igual que los rendimientos que llegaren a producir éstos junto con su reintegro a la Entidad, se realice de conformidad con lo estipulado en los pliegos de condiciones, oferta, contrato o convenio, y en general, según las prescripciones legales aplicables al manejo de recursos públicos. Para el efecto el supervisor deberá exigir la presentación de personal y equipos durante la ejecución del contrato y el programa de inversión del anticipo.
2. Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado contractualmente, si fue pactado.
3. Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato, cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y contractual correspondiente.
4. Llevar registro de las solicitudes de pago formuladas por el contratista dentro del plazo establecido en el contrato y vigilar que la entidad cumpla con el plazo para cancelarla, todo con el fin de evitar el reconocimiento de intereses moratorios. El supervisor deberá llevar una relación estricta o registro cronológico de los pagos, soportes, hechos generadores, ajustes y obligaciones relacionadas con el contrato, de tal manera que solo devengue el tiempo necesario e indispensable la liquidación del contrato.
5. Verificar que los valores facturados correspondan a precios pactados, con sus respectivos impuestos y deducciones.
6. Hacer seguimiento a la ejecución financiera del contrato, velando porque se mantengan las condiciones económicas y financieras existentes al momento de la celebración del mismo.

         4. SEGUIMIENTO JURÍDICO.

Comprende la revisión y verificación del cumplimiento del marco legal, reglamentario y contractual en que se ejecuta el contrato, entre estas actividades se encuentran:

1. Verificar que se cumplieron los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, previo a la suscripción del acta de inicio del contrato, si aplica.
2. Verificar el cumplimiento de los pagos de parafiscales, salud y pensiones por parte del contratista y recomendar las acciones pertinentes en caso de presentarse el incumplimiento de dicha obligación.
3. Vigilar y exigir que las garantías se mantengan de acuerdo con los pliegos de condiciones y el contrato, y en general, que los amparos permanezcan vigentes por el tiempo exigido en el contrato o convenio, según la naturaleza y objeto del contrato.
4. Solicitar al contratista el ajuste a la garantía única de cumplimiento cuando hubiere lugar a ellos, para que esta conserve su vigencia y cobertura de conformidad a lo estipulado en el contrato.
5. Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.
6. Velar por el ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual de la entidad estatal y de las prerrogativas implícitas tendientes al adecuado cumplimiento del objeto contratado, entre otras las de elaborar informes oportunos y completos, corroborar especificaciones y cronogramas, solicitar adiciones o prórrogas para aprobación por parte del Departamento Administrativo de Contratación; o las de carácter excepcional ante el incumplimiento del contratista, entre otras, la solicitud de la aplicación de medidas correctivas, multas, terminación unilateral, interpretación unilateral, modificación unilateral, caducidad, o la suspensión del contrato, de acuerdo con lo previsto en la ley.
7. Según sea el caso, verificar que los subcontratos se cumplan en los términos del contrato siempre que estén autorizados.
8. Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
9. Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista, como también hacer las recomendaciones a que haya lugar.
10. Proyectar el acta de liquidación bilateral o unilateral, en el término establecido en la ley y el Manual de contratación del Departamento de Nariño.
11. Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los contratistas, los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

ANEXOS, SOPORTES O MATERIAL PROBATORIO:

Para efectos de demostrar una adecuada ejecución de los recursos públicos comprometidos en cada contrato y convenio, y teniendo en cuenta que la contratación adelantada por la Gobernación de Nariño, es objeto de auditoría fiscal por parte de la Contraloría Departamental de Nariño; es indispensable que en cada informe parcial de supervisión se relacione e incluya los anexos, soportes o material probatorio que den cuenta de la ejecución del objeto contractual, tales como:

• Informe de actividades del contratista.
• Registro Fotográfico y/o video.
• Listados de asistencia.
• Actas de entrada y/o salida de almacén.
• Actas de entrega de bienes.
• Actas de recibo de la población beneficiaria.
• Comprobantes de pagos.
• Informe de la fiducia sobre la situación financiera o estado de cuenta de los recursos del patrimonio autónomo (Aplica para los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública)[1], donde se evidencie como mínimo la relación detallada de los recursos del patrimonio autónomo que son administrados de acuerdo a la finalidad de este contrato, las inversiones realizadas, el saldo por capital y los rendimientos con corte al último día del ejercicio anterior, los giros, y/o traslados realizados.
• Certificaciones emitidas por las entidades bancarias y/o fiduciarias que den cuenta del reintegro de los rendimientos financieros generados por la suma entregada en calidad de anticipo.
• Facturas.
• Planillas de pago de seguridad social del contratista y equipo de trabajo.
• Permisos y licencias.
• Y demás anexos que conduzcan a demostrar la ejecución integral del contrato o convenio.

PROHIBICIONES PARA LOS SUPERVISORES.

A los supervisores e interventores les está prohibido:

1. Iniciar el contrato o convenio antes del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamientos (firma de las partes) legalización y ejecución (registro presupuestal y aprobación de la garantía única, si aplica.
2. Adoptar decisiones, celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto la modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
3. Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
4. Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
5. Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
6. Omitir la obligación de exigirle al contratista, el pago de salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales, cuando aplique.
7. Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
8. Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
9. Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.
10. Suscribir documentos y dar órdenes verbales al contratista que modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato o convenio sin el lleno de requisitos legales y normativos pertinentes.
11. Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.

CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.

La acción defectuosa o la omisión en el seguimiento de la gestión contractual por parte de los funcionarios encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para ese fin, los podrá hacer responsables civil, penal, fiscal y disciplinariamente.

Los supervisores e interventores serán responsables en los siguientes casos:

• Civil: Cuando el Departamento sufra un detrimento patrimonial como consecuencia de la negligencia o la ejecución indebida de las labores de supervisión, quien tenga a cargo esta labor responde pecuniariamente por el daño ocasionado (Acción de Repetición-Ley 678 de 2001).

Así mismo, el interventor o supervisor que no haya informado oportunamente a la entidad estatal del posible incumplimiento parcial o total de alguna de las obligaciones a cargo del contratista del contrato vigilado o principal, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento.

• Penal: Cuando la acción u omisión del supervisor o interventor se constituya un delito.  La responsabilidad penal se configura cuando se incurre en alguna de las conductas tipificadas como delitos contra la administración pública, es decir, peculado, concusión, interés indebido en la celebración de contratos, o cuando se tramite, celebre o liquide un contrato sin el cumplimiento de los requisitos legales, tráfico de influencias, enriquecimiento ilícito y prevaricato.

De acuerdo con el artículo 56 de la ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como u particular que ejerce funciones públicas en todo los relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo cual ésta sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos

• Disciplinaria: Cuando el supervisor o interventor incurre en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en la Ley 734 de 2002 y la Ley 1474 de 2011, que implique incumplimiento de sus deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibición o violación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, impedimentos o conflicto de intereses, podrá dar lugar a la imposición de sanciones descritas en la norma. Particularmente en la ley 734 de 2002 artículo 48 son faltas gravísimas: No 34. No exigir el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que pueda constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

• Fiscal: Se entiende como proceso de responsabilidad fiscal, de acuerdo a la ley 610 de 2000, el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. Se presume la culpa grave  de acuerdo al artículo 118 de la ley 1474 de 2011 en los siguientes eventos: c. Cuando se haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes y servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por las contratistas. d) Cuando se haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o el incumplimiento de los contratos.

NORMATIVIDAD.

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora Departamento Administrativo de Contratación