Creado: 15 Febrero 2021

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CIRCULAR Nº 011- 2021

DE:  DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN – DAC

PARA:   SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, JEFES DE OFICINA ASESORA, PROFESIONALES Y DEMAS FUNCIONARIOS QUE TENGAN CALIDAD DE SUPERVISORES

ASUNTO:   REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS 2020 E INFORMACION SOBRE PROCEDIMIENTOS

FECHA:  15/02/2021

En ejercicio de la competencia y funciones asignadas mediante los Decretos departamentales 1077 del 21 de septiembre de 2012 y 448 del 5 de octubre de 2016, principalmente la de impartir directrices en materia de contratación y dando alcance a las buenas prácticas durante el proceso de contratación contenidas en el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y de conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, que establece la obligación de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de la supervisión e interventoría, según corresponda, la suscrita Directora del Departamento Administrativo de Contratación emite la siguiente información y requerimiento dirigido a secretarios de despacho, subsecretarios, directores de dependencia, jefes de oficina asesora, profesionales y demás funcionarios que tengan calidad de supervisores de contratos suscritos por el Departamento de Nariño en la vigencia 2020, para que en ejercicio de sus funciones entreguen al Departamento Administrativo de Contratación la siguiente información, en las condiciones y plazos que se indican a continuación:

Cabe resaltar que mediante la circular No 034-2020 se establecieron plazos que deben ser de estricto cumplimiento, en el numera VI. LIQUIDACIÓN DE CONTRATO Y/O CONVENIOS se estableció lo siguiente: “Si bien, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala los términos legales para la liquidación de los contratos y/o convenios, para darle agilidad a la gestión contractual, el Departamento Administrativo de Contratación solicita se den cumplimiento a los siguientes términos:

A- Liquidación bilateral:El acta de liquidación junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC máximo dentro del mes siguiente a la fecha de terminación del contrato y con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para su firma, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

B- Liquidación Unilateral:Vencido el término legal para la liquidación bilateral y agotado el debido proceso, el acto administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente, junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del término de liquidación bilateral, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

C-Si vencido el plazo legal para la liquidación bilateral y unilateral no se ha realizado el trámite, se deberá radicar dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento de dichos términos el acta de liquidación por mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 de la Ley 1437 de 2011, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.”

ACTAS DE LIQUIDACION

Las actas de liquidación sin excepción se deben suscribir con fecha actualizada para realizar la debida y oportuna publicación, por lo tanto:

Reiterando lo establecido en la Circular 04-2021, se recuerda que el procedimiento para actas de liquidación de contratos y convenios publicados en plataforma SECOP I, seguirá siendo el manejado por el Departamento Administrativo de Contratación: Una vez revisadas las actas de liquidación por parte del DAC y las mismas se aprueben y se encuentren suscritas, se debe remitir al DAC a más tardar al día hábil siguiente de su suscripción para la debida y oportuna publicación en SECOP I.

Para el procedimiento de liquidación para contratos y convenios publicados en plataforma SECOP II, las actas deben remitirse al Departamento Administrativo de Contratación para la respectiva revisión, sin embargo, cuando las mismas cuenten con el visto bueno para la suscripción y las mismas ya cuenten con las firmas respectivas, será RESPONSABILIDAD del Supervisor del contrato, la publicación del acta de liquidación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción en secop 2 en documentos de ejecución. Los supervisores deben reportar dicha publicación al DAC y posterior a ello se remitirá el expediente en físico del trámite de liquidación para el archivo en el expediente contractual.

CERTIFICACIONES FINALES DE CUMPLIMIENTO

Se reitera lo establecido en la Circular 04-2021 la cual establece que se debe remitir al Departamento Administrativo de Contratación, a más tardar al día hábil siguiente de su expedición las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios suscritos (únicamente de los contratos de SECOP I) cuyo plazo de ejecución haya terminado, para su correspondiente publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal (SECOP I) y archivo en el expediente contractual.

Para el trámite en SECOP II, de acuerdo a la CIRCULAR Nº 047- 2020, la correcta proyección y publicación de las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios publicados en plataforma SECOP II,  son RESPONSABILIDAD del supervisor del contrato, las cuales deben publicarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expediciónen documentos de ejecución. Los supervisores deben reportar dicha publicación al DAC y posterior a ello, remitir el documento en físico para el archivo en el expediente contractual.

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PRESENTE CIRCULAR

En virtud de las circulares 43 y 47 de 2020 las certificaciones finales de cumplimiento de secop I, debían remitirse a más tardar el 4 de enero de 2021, sin embargo, aún existen contratos sin el reporte de este documento.

Para lo anterior se remite la base de datos de la vigencia 2020, para identificar los contratos que aún se encuentran sin dicho documento para que se realice el cargue de manera prioritaria si se trata de contratos generados en secop II o para el envío al DAC si se trata de contratos publicados en secop I.   

En caso de que ya se haya realizado el cargue del documento en secop II y aun los contratos cuentan con un estado de no liquidado o sin certificación final, se solicita se reporte su publicación al DAC para actualizar la base de datos.

Se recuerda que las certificaciones finales de cumplimiento (Secop I), acta de liquidación con soportes y reporte de publicación en plataforma Secop II realizada por supervisores, se debe remitir al correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

Cordialmente

ORIGINAL FIRMADO

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora Departamento Administrativo de Contratación

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/circular 9/ANEXO__BASE_DE_DATOS_VIGENCIA_2020.xlsx

Diana C.

Abogada Contratista DAC

Anexo. Base de datos vigencia 2020