OBJETIVOVerificar el cumplimiento en el proceso de recepción, tramite y direccionamiento a los derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias remitidos a la Gobernación de Nariño y Secretaria de Educación Departamental. Para cumplir con este fin es muy importante la participación activa de todos los funcionarios que estén involucrados en el trámite de las PQRSD, así mismo Ia voluntad, eficiencia y eficacia en el servicio a Ia comunidad que permite tener un mejoramiento continuo, brindando al ciudadano un servicio de calidad, reflejado en Ia respuesta oportuna, precisa, clara, transparente. 

 

VER INFORME DE SEGUIMIENTO

 

CONSOLIDADO DE ENERO A JUNIO

Por medio del cual se adoptan instrucciones y disposiciones para la debida ejecución en el Departamento de Nariño de la medida de asilamiento preventivo obligatorio adoptado a nivel nacional mediante Decreto 990 de 2020 y se dictan otras disposiciones.

VER DECRETO

CIRCULAR No. 34 – 2020

PARA:

SECRETARIOS, SUBSECRETARIOS, ASESORES, JEFES, DIRECTORES Y/O GESTOR DEL PAP – PDA, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS ENCARGADOS DEL TRÁMITE DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE LA GOBERNACIÓN DE NARIÑO.

 

DE:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN-

 

ASUNTO:

LINEAMIENTOS PARA LA RADICACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS CON PROCESOS DE CONTRATACIÓN.

 

FECHA:

14 de julio de 2020.

 

En virtud de las funciones establecidas en el numeral 1.11.1 del Decreto 448 de 2016 por medio del cual se actualiza el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y el artículo 2° del Decreto Departamental 1077 del 21 de septiembre de 2012, el Departamento Administrativo de Contratación se permite informar los lineamientos para la radicación y publicación de documentos relacionados con los diferentes procesos de contratación, esto con el fin de hacer más ágil y eficiente su tramite y/o publicación en el SECOP:

I.       PUBLICIDAD

Por regla general, de acuerdo al Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015,tanto los Documentos como los actos administrativos de los Procesos de Contratación, DEBERÁN SER PUBLICADOS POR LA ENTIDAD EN SECOP DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS SIGUIENTES A SU EXPEDICIÓN, por lo cual, todos los tramites que se adelanten en los procesos deberán realizarse en observancia de la anterior premisa y para ello se debe tener en cuenta lo siguiente:

a)    Todos los documentos[1] que deban ser publicado por el Departamento Administrativo de Contratación, deberán ser enviados a más tardar dentro de los dos (02) días siguientes a su expedición, salvo aquellos que de conformidad al cronograma deban ser publicados en fechas exactas, en cuyo caso, se tiene que dar aplicación a los términos fijados en el punto (II) de la presente circular.

b)    La radicación a tiempo de los documentos en el Departamento Administrativo de Contratación o su publicación directa en el SECOP II (cuando aplique), será responsabilidad de los secretarios y los jefes de las dependencias, por lo cual cuando se remita al DAC un documento por fuera del termino señalado en el literal anterior o cuando se publique de manera directa por fuera del termino legal[2]; se deberá enviar al Departamento Administrativo de Contratación un oficio firmado por el secretario y/o el jefe de la dependencia justificando dicha actuación, junto con los soportes pertinentes.

c)    El abogado enlace del DAC y el profesional de la dependencia que se encuentren a cargo del proceso, deberán revisar que cada uno de los documentos publicados correspondan al proceso de selección en el que se produjeron (Etapa pre- contractual).

d)    El profesional de la dependencia que se encuentre a cargo del proceso deberá informar al abogado enlace del DAC cualquier diferencia, error o falla que se presente en la información relacionada o cargada en la plataforma SECOP II, esto con el fin de tomar los correctivos pertinentes y evitar confusiones o desinformación a los interesados en los procesos.

e)    El registro de compromiso deberá ser expedido en la misma fecha en la que se suscriba el contrato y deberá ser enviado al DAC a mas tardar dentro del día hábil siguiente a su expedición.

f)     Los abogados de enlace del Departamento Administrativo de Contratación realizarán el seguimiento de cada uno de los procesos de selección asignados hasta la radicación de los documentos legalización del contrato, por su parte el profesional enlace de la dependencia que genera la necesidad realizará el seguimiento de cada uno de los procesos de selección hasta la legalización del contrato y de ahí en adelante el seguimiento de la ejecución contractual será responsabilidad del supervisor y/o interventor del contrato.  

Nota 1: Los profesionales de las Secretarías y/o dependencias que generen la necesidad, deberán informar al abogado enlace del DAC la fecha en la cual radiquen los documentos de legalización.

Nota 2:Para el seguimiento de los procesos, los abogados del DAC deberán hacer uso del formato adjunto a la presente circular.

g)    Los profesionales de las dependencias deberán radicar el expediente físico en el archivo del Departamento Administrativo de Contratación máximo dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la legalización del contrato.

II.      DOCUMENTOS PARA PUBLICAR EN SECOP

a)    Los documentos que deban ser revisados por el Departamento Administrativo de Contratación y publicados dentro de un proceso de mínima cuantía que ya se encuentre cargado en SECOP, deberán ser remitidos con un (01) día hábil de antelación a la fecha y hora prevista en el cronograma para su publicación.

b)    Los documentos a ser publicados en SECOP y que cuenten con la previa revisión del Departamento Administrativo de Contratación, deberán ser remitidos al abogado enlace del DAC encargado del proceso, debidamente firmados y a más tardar dos (02) horas antes[3] de la hora en que de acuerdo al cronograma del proceso deban ser publicados.

c)    Para el caso particular de los procesos en los que intervenga el Comité Asesor de Contratación, los documentos a publicar tales como: a. Respuestas a observaciones b. Informes de evaluación (requisitos habilitantes, factores de ponderación, factores de desempate y documentos de subsanación) y c. Respuestas a justificaciones de presuntos precios artificialmente bajos; deberán ser remitidos al abogado enlace del DAC encargado del proceso, debidamente firmados y en los siguientes términos:

·       Cuando sean menos de 8 propuestas:A más tardar un (01) día hábil antes de la fecha y hora prevista para su presentación al Comité Asesor de Contratación.

·       Cuando sean más de 8 propuestas:A más tardar dos (02) días hábiles antes de la fecha y hora prevista para su presentación al Comité Asesor de Contratación.

Nota 1:Los cronogramas de los procesos deberán proveer los anteriores plazos.

d)    Si los documentos no son remitidos dentro de los términos fijados anteriormente, se deberá enviar al abogado enlace del Departamento Administrativo de Contratación, mínimo una (01) hora antes de la finalización de la respectiva etapa, la solicitud de adenda al cronograma del proceso de selección, indicando la correspondiente justificación, la cual deberá presentarse debidamente firmada por el secretario o jefe de la dependencia que generó la necesidad.

Nota 1:Se recuerda que conforme al Artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015, la Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones y/o su documento equivalente (invitación) a través de Adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

“La Entidad Estatal puede expedir Adendas para modificar el Cronograma una vez vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato.

La Entidad Estatal debe publicar las Adendas en los días hábiles, entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., a más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación, salvo en la licitación pública pues de conformidad con la ley la publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación” (Negrilla y Subrayado fuera del Texto)

Nota 2:Los lineamientos fiados en el punto II de a presente circular, no se aplicarán a los procesos de contratación directa o de régimen especial que no estén mediados por convocatoria publica.

III.     MODIFICATORIOS EN TIEMPO/PRORROGÁS

El modificatorio mediante el cual se pretenda prorrogar el plazo de ejecución del contrato y/o convenio, deberá ser remitido para revisión del Departamento Administrativo de Contratación dentro del termino de ejecución del contrato y/o convenio y como mínimo dos (02) días hábiles antes de la fecha prevista para su terminación.

IV.    INFORMES DE SUPERVISIÓN Y DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN

a)    Los documentos de ejecución de los contratos cargados en SECOP I, que deban ser publicados por el Departamento Administrativo de Contratación, deberán ser enviados a más tardar dentro de los dos (02) días siguientes a su expedición.

b)    Los documentos de ejecución de los contratos cargados y/o generados en SECOP II deberán ser publicados en la plataforma por los supervisores, a mas tardar dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a su expedición.

c)    Respecto a los informes de supervisión y/o interventoría, las dependencias deberán llevar un registro mensual donde se evidencie entre otras cosas la fecha de expedición y publicación de los documentos en el SECOP, dicho registro deberá ser remitido al Departamento Administrativo de Contratación, los primero cinco (05) días hábiles de cada mes, con el fin de tener actualizada la información para la consulta y verificación de los entes de Control. En caso de existir algún error en la información reportada, se correrá el traslado a los supervisores para que se presente la justificación pertinente so pena de las responsabilidades que ello implique.

Nota 1:El reporte deberá ser suscrito por el secretario y/o jefe de la dependencia y enviado en el formato adjunto a la presente circular.

Nota 2: La verificación de la información reportada será responsabilidad por el equipo de publicación del DAC.

Nota 3:La responsabilidad del DAC en la publicación, obedece únicamente a los documentos allegados oportunamente al expediente contractual por el responsable para el efecto.

Nota 4:Para el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato debe realizarse, se recomienda tener en cuenta las “Disposiciones Para Prevenir y Combatir La Corrupción En La Contratación Pública” señaladas en la Ley 1447 de 2011[4], lo anterior en virtud del principio de responsabilidad consagrado en la Ley 80 de 1993[5].

V.     ACTAS DE TERMINACIÓN ANTICIPADA Y LIQUIDACIÓN

a)    En caso de requerir la terminación anticipa del contrato y/o convenio, se deberá remitir para la revisión del Departamento Administrativo de Contratación la respectiva acta de terminación junto con el acta de liquidación y los soportes pertinentes, a más tardar dos (02) días hábiles antes de la fecha en que se ha decidido terminar el contrato y/o convenio.

b)    Si el acta de liquidación radicada requiere ajustes, dicha circunstancia será puesta en conocimiento de la dependencia responsable del asunto, quien deberá presentar el acta corregida en un termino máximo de tres (03) días hábiles contados a partir de la fecha de su devolución y en los casos en los que se solicite documentos complementarios, el plazo para presentar el expediente completo será de cinco (05) días hábiles contados a partir de la fecha de la solicitud

VI.    LIQUIDACIÓN DE CONTRATO Y/O CONVENIOS

Si bien, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala los términos legales para la liquidación de los contratos y/o convenios, para darle agilidad a la gestión contractual, el Departamento Administrativo de Contratación solicita se den cumplimiento a los siguientes términos:

a)    Liquidación bilateral:El acta de liquidación junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC máximo dentro del mes siguiente a la fecha de terminación del contrato y con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para su firma, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

b)    Liquidación Unilateral:Vencido el termino legal para la liquidación bilateral y agotado el debido proceso, el acto administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente, junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del término de liquidación bilateral, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

c)    Si vencido el plazo legal para la liquidación bilateral y unilateral no se ha realizado el tramite, se deberá radicar dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento de dichos términos el acta de liquidación por mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 de la Ley 1437 de 2011, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

VII.   PROCEDIMIENTO DE DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO.

A.    IMPOSICIÓN DE MULTA O CADUCIDAD:

Si dentro del término del plazo de ejecución del contrato estatal, el supervisor designado detecta el presunto incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales adquiridas por el contratista deberá realizar las siguientes acciones:

NO.

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

REGISTRO

TÉRMINO

1

Previa verificación del presunto incumplimiento del cronograma de ejecución acordado, o del término de las entregas parciales, o del término de cumplimiento de las obligaciones (respecto a las obras, bienes o servicios contratados), el supervisor deberá requerir al contratista por escrito para que cumpla, indicando las razones en que considera que se funda su incumplimiento y el término perentorio con que cuenta para ponerse al día.

 

Copia de dicho requerimiento deberá ser remitido al Departamento Administrativo de Contratación y al garante, emisor de la garantía única.

Comunicación de requerimiento.

El supervisor deberá remitir el comunicado en un término máximo de cinco (05) días hábiles contados a partir de la fecha en que debió cumplirse la obligación, actividad, entrega de bienes, servicios u obra.

2

Vencido el término concedido para ponerse al día, y de continuar el presunto incumplimiento, el supervisor comunicará por escrito, al Departamento Administrativo de Contratación adjuntando un informe formal con los requisitos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 (descripción de los hechos, normas o cláusulas violadas, las consecuencias que podrían derivarse y los medios de prueba correspondientes).  Ver Circular DAC-014-2020.

Informe de posible incumplimiento, con soportes probatorios. (firmado y foliado)

Cinco (05) días hábiles siguientes al término concedido al contratista para que cumpla con sus obligaciones.

3

El Departamento Administrativo de Contratación, constatará que el informe de posible incumplimiento contenga los requisitos establecidos en literal A del artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

 

Si el informe no cumple con dichos elementos mínimos, se regresará al supervisor con las anotaciones correspondientes.

 

Si el informe cumple con los elementos mínimos establecidos en la norma, el DAC procederá a citar al contratista y a su garante, conforme al procedimiento establecido en el literal B del artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

Documento de anotaciones o sugerencias al informe, o

 

Citación a audiencia.

Cinco (05) días hábiles siguientes a la radicación del informe de posible incumplimiento.

4

En el evento de presentarse anotaciones al informe de posible incumplimiento, el supervisor deberá ajustar y radicarlo nuevamente.

 

NOTA: Las actividades 3 y 4 se repetirán tanta veces sea necesario, hasta tanto el DAC constate el cumplimiento de la normatividad correspondiente para citar a audiencia a contratista y garante.

Informe de posible incumplimiento, con soportes probatorios. (firmado y foliado)

Tres (03) días hábiles siguientes a la recepción del documento de anotaciones al informe.

5

Una vez se realice la citación a audiencia, el Departamento Administrativo de Contratación desarrollará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

Acto Administrativo que decide el presunto incumplimiento, y

 

Acto administrativo que decide el recurso de reposición (si aplica)

Conforme a las actuaciones que lleguen a surtirse en la audiencia pública, dependiendo de las notificaciones y práctica de pruebas que lleguen a suscitarse.

 

NOTA:En todo caso la ejecutoría del acto administrativo que decide el posible incumplimiento deberá realizarse dentro del plazo de ejecución del contrato por tratarse de imposición de multas o caducidad; por ende, el informe del supervisor deberá prever esta situación y verificar que el plazo de ejecución no esté próximo a vencer desde su radicación.

 

B.    CLÁUSULA PENAL:

Si el término del plazo de ejecución del contrato estatal se encuentra vencido y el supervisor designado detecta el presunto incumplimiento parcial o total de las obligaciones contractuales adquiridas por el contratista deberá realizar las siguientes acciones:

NO.

ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN

REGISTRO

TÉRMINO

1

Una vez haya terminado el plazo de ejecución, y el supervisor constate el presunto incumplimiento del contratista a las obligaciones del contrato, el supervisor comunicará por escrito, al Departamento Administrativo de Contratación adjuntando un informe formal con los requisitos del artículo 86 de la ley 1474 de 2011 (descripción de los hechos, normas o cláusulas violadas, las consecuencias que podrían derivarse y los medios de prueba correspondientes)

 

Ver Circular DAC-014-2020.

Informe de posible incumplimiento, con soportes probatorios. (firmado y foliado)

Veinte (20) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de ejecución del contrato.

2

El Departamento Administrativo de Contratación, constatará que el informe de posible incumplimiento contenga los requisitos establecidos en literal A del artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

 

Si el informe no cumple con dichos elementos mínimos, se regresará al supervisor con las anotaciones del caso.

 

Si el informe cumple con los elementos mínimos establecidos en la norma, el DAC procederá a citar al contratista y a su garante, conforme al procedimiento establecido en el literal B del artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

Documento de anotaciones o sugerencias al informe, o

 

Citación a audiencia.

Diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe de posible incumplimiento.

3

En el evento de presentarse anotaciones al informe de posible incumplimiento, el supervisor deberá ajustar y radicarlo nuevamente.

 

NOTA 1: Las actividades 2 y 3 se repetirán tanta veces sea necesario, hasta tanto el DAC constate el cumplimiento de la normatividad correspondiente para citar a audiencia a contratista y garante.

 

NOTA 2: A partir de la segunda revisión, el término se reducirá a cinco (05) días hábiles para DAC y supervisión.

Informe de posible incumplimiento, con soportes probatorios. (firmado y foliado)

Diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del documento de anotaciones al informe.

4

Una vez se realice la citación a audiencia, el Departamento Administrativo de Contratación desarrollará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la ley 1474 de 2011.

Acto Administrativo que decide el presunto incumplimiento, y

 

Acto administrativo que decide el recurso de reposición (si aplica)

Conforme a las actuaciones que lleguen a surtirse en la audiencia pública, dependiendo de las notificaciones y práctica de pruebas que lleguen a suscitarse.

 

NOTA:En todo caso la ejecutoría del acto administrativo que decide el posible incumplimiento deberá expedirse dentro de los dos años siguientes al vencimiento del plazo de ejecución, teniendo en cuenta las disposiciones del CPACA sobre la firmeza y notificación de los actos administrativos.

 

 

                                                                      KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

                                                Directora Departamento Administrativo de Contratación

 

files/DAC/2020/REGISTRO_PUBLICACIN.xlsx

files/DAC/2020/SEGUIMIENTO_.xlsx 

 

Anexos: Formato para el seguimiento de los procesos.

Formato para el registro mensual de publicación de los documentos de ejecución.

 


[1]Se sobreentiende que todos los documentos que se envíen a publicación,  ya han surtido el tramite de revisión y aprobación (cuando aplique) y se encuentran debidamente firmados, es decir que obedecen a la versión final del documento.

[2]Cfr. Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

[3]La radicación de los documentos deberá realizarse en horario de oficina: De 8:00 a.m. A 12 p.m. y de 2:00 pm. A 6:00 p.m.

[4]Cfr. Articulo 82, 83 y 84.

[5]Cfr. Artículo 26, 51 y 53.

Buenos días Feliz Miércoles!!! 

 
A continuación enviamos los links de las acciones educativas que realizaremos hoy:
 
 
 
 
 
 
 
 Atentamente,
 
Robert Hernán Cuatin Tutalcha
Subsecretario de Talento Humano
 
Equipo de seguridad y salud en el trabajo
Gobernacion de Nariño
 
*#PositivaTeAcompaña*
*#VamosAGanarnosLaVida*