CIRCULAR Nº 04 - 2021

 

 

DE:   DIRECTORA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN – DAC

PARA:    SECRETARIOS DE DESPACHO, SUBSECRETARIOS, DIRECTORES DE DEPENDENCIA, JEFES DE OFICINA ASESORA, PROFESIONALES Y DEMAS FUNCIONARIOS QUE TENGAN CALIDAD DE SUPERVISORES

ASUNTO:   REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN LIQUIDACIÓN CONTRATOS Y CONVENIOS E INFORMACION SOBRE PROCEDIMIENTOS

FECHA:   18 DE ENERO DE 2021

 

En ejercicio de la competencia y funciones asignadas mediante los Decretos departamentales 1077 del 21 de septiembre de 2012 y 448 del 5 de octubre de 2016, principalmente la de impartir directrices en materia de contratación y dando alcance a las buenas prácticas durante el proceso de contratación contenidas en el Manual de Contratación del Departamento de Nariño y de conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, que establece la obligación de vigilancia permanente sobre la correcta ejecución del objeto contratado a través de la supervisión e interventoría, según corresponda, la suscrita Directora del Departamento Administrativo de Contratación emite la siguiente información y requerimiento dirigido a secretarios de despacho, subsecretarios, directores de dependencia, jefes de oficina asesora, profesionales y demás funcionarios que tengan calidad de supervisores de contratos suscritos por el Departamento de Nariño, para que en ejercicio de sus funciones entreguen al Departamento Administrativo de Contratación la siguiente información, en las condiciones y plazos que se indican a continuación:

   

     1. Proyectos de actas de liquidación ya revisados

 

Remitir para su revisión final los proyectos de actas de liquidación revisadas y devueltas por el equipo de apoyo a liquidaciones del Departamento Administrativo de Contratación, teniendo en cuenta el término para liquidar, sin que los mismos hayan perdido competencia para el trámite. Es importante recordar que una vez iniciado el trámite de liquidación es primordial que este termine en el menor tiempo posible, esto con el fin de evitar se pierda competencia para realizar la liquidación.

Así mismo, se recuerda que dentro de las notas de devolución realizadas por cada acta de liquidación se encuentran las siguientes anotaciones, las cuales son sustanciales y deben tenerse en cuenta y acatarse en el trámite:

* NOTA 1. AL MOMENTO DE PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA, ADJUNTAR LA QUE CONTIENE LAS OBSERVACIONES, JUNTO CON LA NOTA DE DEVOLUCIÓN.

* NOTA 2. EL PLAZO PARA PRESENTAR EL ACTA CORREGIDA ES DE 3 DÍAS HÁBILES. EN LOS CASOS EN LOS QUE SE SOLICITE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, EL PLAZO PARA VOLVER A PRESENTAR EL EXPEDIENTE COMPLETO SERA DE 5 DÍAS HÁBILES.

 

Cabe recordar que mediante la circular No 034-2020 se establecieron plazos que deben ser de estricto cumplimiento, el en numera VI. LIQUIDACIÓN DE CONTRATO Y/O CONVENIOS se estableció lo siguiente:

“Si bien, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 señala los términos legales para la liquidación de los contratos y/o convenios, para darle agilidad a la gestión contractual, el Departamento Administrativo de Contratación solicita se den cumplimiento a los siguientes términos:

a) Liquidación bilateral:El acta de liquidación junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC máximo dentro del mes siguiente a la fecha de terminación del contrato y con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para su firma, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

b) Liquidación Unilateral:Vencido el término legal para la liquidación bilateral y agotado el debido proceso, el acto administrativo por medio del cual se liquida unilateralmente, junto con sus soportes e informe de supervisión, se deberán radicar en el DAC dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del término de liquidación bilateral, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.

c) Si vencido el plazo legal para la liquidación bilateral y unilateral no se ha realizado el trámite, se deberá radicar dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento de dichos términos el acta de liquidación por mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 de la Ley 1437 de 2011, ello con el fin de adelantar el proceso de revisión pertinente.”

 

      2. Proyectos de actas de liquidación para revisión inicial

 

Remitir al Departamento Administrativo de Contratación los proyectos de actas de liquidación de los contratos y convenios suscritos en las vigencias 2016, 2017, 2018, 2019 u otras cuyo plazo de ejecución haya vencido y que se encuentren en termino para liquidar y sobre los cuales no se haya perdido competencia.

 

Cable aclarar que el procedimiento para actas de liquidación de contratos y convenios publicados en plataforma SECOP I, seguirá siendo el manejado por el Departamento Administrativo de Contratación: Una vez revisadas las actas de liquidación y las mismas se encuentran suscritas, se debe remitir al DAC a más tardar al día hábil siguiente de su suscripción para la debida y oportuna publicación en SECOP I.

 

Para el procedimiento de liquidación para contratos y convenios publicados en plataforma SECOP II, las actas deben remitirse al Departamento Administrativo de Contratación para la respectiva revisión, sin embargo, cuando las mismas cuenten con el visto bueno para la suscripción y las mismas ya cuenten con las firmas respectivas, será RESPONSABILIDAD del Supervisor del contrato, la publicación del acta de liquidación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, se reportara su publicación al DAC y posterior a ello  se remitirá el expediente en físico del trámite de liquidación para el archivo en el expediente contractual.

 

      3. Certificaciones finales de cumplimiento

Remitir al Departamento Administrativo de Contratación, a más tardar al día hábil siguiente de su expedición las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios suscritos (únicamente de los contratos de SECOP I) cuyo plazo de ejecución haya terminado, para su correspondiente publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Estatal (SECOP I) y archivo en el expediente contractual.

 

Para el tramite en SECOP II, de acuerdo a la CIRCULAR Nº 047- 2020, las certificaciones finales de cumplimiento de los contratos de prestación de servicios publicados en plataforma SECOP II, la correcta proyección y publicación son RESPONSABILIAD del supervisor del contrato, las cuales deben publicarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, se reportara su publicación al DAC y posterior a ello, remitir el documento en físico para el archivo en el expediente contractual.

 

Para la verificación y como documento base de ayuda para la remisión de la documentación solicitada de contratos y convenios que se encuentran sin liquidación o certificación final de cumplimento para acatar con los puntos 1, 2 y 3 de la presente circular, se adjuntan los siguientes anexos contentivos de la relación total de contratos de las vigencias 2016 a 2019, la cual se encuentra clasificados por Dependencia:

Anexo 1: Relación de contratos por dependencia vigencia 2016.

Anexo 2: Relación de contratos por dependencia vigencia 2017.

Anexo 3: Relación de contratos por dependencia vigencia 2018.

Anexo 4: Relación de contratos por dependencia vigencia 2019.

 

     4. Plazos para la liquidación de los Contratos y Convenios

 

A título informativo se pone de presente que el plazo para liquidar un convenio o contrato es el indicado en la correspondiente clausula y a falta de estipulación expresa se cuenta con 4 meses para la liquidación bilateral y 2 meses adicionales para la liquidación unilateral. No obstante, y a costa de las posibles consecuencias disciplinarias que ello pueda acarrear, la Entidad cuenta con competencia para liquidar durante 2 años más.

 

      5.  Remisión a publicación de actas de liquidación

 

Las actas de liquidación sin excepción se deben suscribir con fecha actualizada para realizar la debida y oportuna publicación, por lo tanto:

Las actas de liquidación SUSCRITAS de contratos o convenios publicados en plataforma SECOP I, se debe remitir al DAC a más tardar al día hábil siguiente de su suscripción. Si el acta de liquidación se remite con más de dos (2) días hábiles siguientes a su suscripción se entenderá no radicada y se deberá actualizar la fecha de suscripción para su debida publicación.

Las actas de liquidación SUSCRITAS, de contratos o convenios publicadas en plataforma SECOP II, la publicación es RESPONSABILIDAD del supervisor del contrato o convenio. Por lo tanto, una vez se tenga el visto bueno para la suscripción de la misma por parte del DAC, el supervisor DEBE publicarla dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción.

 

       6. Seguimiento y control a la presente circular

 

Para efectos del reporte de la información de los numerales 1, 2 y 3 se establece como fecha límite el 19 de febrero de 2021.

* Esta información se deberá aportar de todo contrato que, a la fecha, su plazo de ejecución haya terminado y que no esté con pérdida de competencia para liquidar. De los contratos y/o convenios que ya hayan perdido competencia para el trámite, proyectar una relación de los mismos y remitirla al Departamento Administrativo de Contratación, en el mismo plazo señalado anteriormente, junto con la certificación de cierre y archivo de expediente por perdida de competencia.

 

Cordialmente,

Original Firmado

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora Departamento Administrativo de Contratación

 

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_1_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2016.xlsx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_2_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2017.xlsx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_3_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2018.xlsx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_4_Relacin_de_contratos_por_dependencia_vigencia_2019.xlsx

Diana C.

Abogada Contratista DAC

CIRCULAR Nº 03 - 2021

 

 

PARA:  FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS GOBERNACIÓN DE NARIÑO

DE:  DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN Y SUBSECRETARIA DE TALENTO HUMANO

ASUNTO:  ACTUALIZACION DE HOJA DE VIDA SIGEP, CERTIFICADO DE INEXISTENCIA, CERTIFICADO DE IDONEIDAD, PROPUESTA AUTORIZANDO LA PUBLICACION DE LOS DOCUMENTOS Y AFILIACION ARL

FECHA:  ENERO 18 DE 2021

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 190 de 1995, Decreto Ley 019 de 2012, Decreto 2842 de 2010, y las normas que lo reglamentan o modifiquen, en especial el artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 del 2015, los cuales establecen que toda persona que sea nombrada en un empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado debe, previamente a su posesión o antes de la celebración del contrato, consignar en el sistema administrado por el DAFP la información requerida, el Departamento Administrativo de Contratación y la Subsecretaria de Talento Humano emiten las siguientes directrices:

       1. Todas las personas naturales que pretendan celebrar un contrato de prestación de servicios con el  Departamento de Nariño, deberán previamente a la celebración del contrato, registrar o           actualizar su hoja   de  vida en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), adjuntando todos  los  soportes   tanto de formación académica como de                         experiencia laboral.

Se recuerda que en la página del Departamento Administrativo de Función Pública se encuentran disponible el paso a paso para dicho trámite, el cual podrán consultar en el siguiente link:

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/35162728/35691144/Paso+a+paso+actualizacion+hv+2.pdf/3bd24add-d07a-85bb-e044-8727ac6897e3?t=1561042048018

2.  Previo a la radicación de la documentación necesaria para adelantar el proceso de contratación de prestación de servicios, los Secretarios, Asesores, Jefes y/o Directores de dependencia deberán remitir al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.el listado de las personas que pretendan celebrar los contratos, debidamente autorizados, indicando los nombres completos y el número de cedula de cada uno de ellos. El tiempo de revisión y entrega de la hoja de vida será de (dos) 2 días hábiles

3.  Una vez confirmadas las hojas de vida por parte de la Subsecretaria de Talento Humano, se remitirá el archivo PDF generado desde el usuario cesarparedes, (terminal 4474 y/o 5631) en el cual, la persona que pretenda celebrar el contrato, deberá diligenciar la sección 4 de la misma, señalando la respectiva declaración de inhabilidades e incompatibilidades y la firma correspondiente. Posteriormente se deberán adjuntar los demás documentos requeridos en lista de chequeo para el inicio del proceso de contratación, cuya radicación se deberá realizar conforme las instrucciones indicadas por el Departamento Administrativo de Contratación en la Circular N° 2 de 6 de enero de 2021.

4.  Para la suscripción del Certificado de Inexistencia por parte del Subsecretario de Talento Humano, se deberá remitir la solicitud respectiva al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.adjuntado el documento debidamente proyectado por la Dependencia, la cual se enviará firmada dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la radicación. (Anexo 1. Certificado de Inexistencia)

5. Teniendo en cuenta que el trámite de compra de estampillas en su mayoría se está realizando a través de la plataforma “Tributos Nariño”, en el Certificado de Idoneidad se deberá indicar la anulación de estampillas con su respectivo número de liquidación y PIN (Anexo 2. Certificado de Idoneidad)

6. La persona natural o jurídica que pretenda celebrar el contrato de prestación de servicios, deberá advertir si alguno de los documentos presentados con la propuesta se considera de carácter confidencial, de lo contrario se deberá realizar la siguiente declaración: “Autorizo la publicación en la plataforma SECOP II de todos los documentos que hacen parte de mi propuesta

7.  Una vez realizada la publicación del contrato por parte del Departamento Administrativo de Contratación, el supervisor del contrato a más tardar dentro del día hábil siguiente, deberá remitir al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.la respectiva solicitud de afiliación a ARL.

Se recomienda que cuando se trate de más de cinco (5) contratistas, se diligencie el Formato para cargue masivo (Anexo 3), que para el caso lo realiza la propia ARL, pero cuando se trate por razón de fuerza mayor, se podrá hacer en el formato individual (Anexo 4).

La Subsecretaria de Talento Humano, realizará el respectivo registro en el portal de ARL Positiva, y el usuario podrá descargar la correspondiente certificación tres (3) días después de la solicitud.

 

Original Firmado

KAREN LIZBETH LIMA ROSERO

Directora Departamento Administrativo de Contratación

 

Original Firmado

ROBERTH HERNAN CUATIN TUTALCHA

Subsecretario de Talento Humano

 

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_1__CERTIFICADO_DE_INEXISTENCIA.docx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_2__CERTIFICADO_DE_IDONEIDAD.docx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_3__FORMATO_AFILIACION_RIESGOS_POSITIVA_MASIVA.xlsx

files/DAC/2020/dac1/dac 2 /dac 2021/Anexo_4__FORMATO_AFILIACION_RIESGOS_INDIVIDUAL.doc

 

Revisó: César Augusto Paredes Cifuentes

Técnico Subsecretaria de Talento Humano

 

 

Proyectó: María Ángela Revelo Pantoja

Abogada Departamento Administrativo de Contratación    

DECRETO 025-18012021 "Por medio del cual se hace un nombramiento". Nombrar al señor JADER FRANCISCO GAVIRIA ARMERO, identificado con cc. No. 76.322.192 de Popayán como Director Administrativo de Gestión del riesgo de Desastres.

DECRETO 026-18012021 "Por medio del cual se hace un nombramiento". Nombrar al señor José Deinis Obregón Caicedo , identificado con cc. No. 94.440.048 de Buenaventura como Subsecretario de Planeación Educativa y Cobertura.

VER DECRETO

CIRCULAR STIC001-2021

 

DE:                             Secretaria Tic, Innovación y Gobierno Abierto

PARA:                        Secretarios, Subsecretarios, Jefes de oficina, Directores y planta global de la entidad, Contratistas y Personal                                         de libre nombramiento y remoción.

ASUNTO:                  Administración de cuentas de correo institucional

FECHA:                     18 de enero de 2021

 

La Secretaria Tic, Innovación y Gobierno Abierto, con el fin de mantener la confidencialidad e integridad de la información y  garantizar la continua prestación de los servicios de comunicación, requiere implementar medidas de seguridad de la información, para garantizar el funcionamiento adecuado de todos los sistemas.

Teniendo en cuenta que el correo electrónico institucional @narino.gov.co es un medio formal y oficial de comunicación, que por tal motivo es considerada una herramienta de trabajo para facilitar las labores propias en la entidad, la Secretaria Tic, Innovación y Gobierno Abierto, informa que dentro de las políticas de seguridad informática, se encuentra la obligatoriedad del cambio periódico de clave acceso, por tanto para el próximo inicio de sesión deberá realizar este proceso. 

Adicionalmente y teniendo en cuenta el inicio de la vigencia 2021, se suspenderán los email del personal contratista. Hasta tanto se solicite su reactivación.

Se dispone que el único medio para la solicitud de crear, reactivar o suspender cuentas de correo electrónico en adelante, será con el siguiente formulario:

 

https://sites.google.com/narino.gov.co/email-institucional-narino

 

Es de aclarar que el diligenciamiento de la solicitud debe ser enviada por medio de un correo institucional, de la dependencia o de un funcionario de nómina, así mismo  para solicitar la creación  de una cuenta de email institucional, es necesario que la persona para la cual se requiere el email, ya cuente con una vinculación establecida con la entidad.

 

Agradezco su atención.

 

 

RAUL ALEJANDRO ORTIZ NAVARRO 

Secretario Tic, Innovación y Gobierno Abierto

 

Circular 001-2021 Sec TIC